Gemini, el asistente de inteligencia artificial de Google, crea archivos listos para descargar directamente en el chat: documentos Word (.docx), hojas Excel (.xlsx), PDF, CSV y archivos de Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones de Google. Google anunció la función el 29 de abril de 2026 para todos los usuarios de la app Gemini. Describes lo que necesitas, Gemini prepara el archivo y puedes descargarlo o guardarlo en Google Drive. Para una empresa es útil para borradores de presupuestos, tablas y presentaciones; no sustituye la revisión de quien conoce los números.
Soy Toure Tia Kevin, desarrollador en Bassano del Grappa, Italia. Uso cada día herramientas de inteligencia artificial en mi trabajo y las integro en los procesos de las empresas con las que trabajo.
Qué archivos puede crear Gemini
| Formato | Ejemplo de uso |
|---|---|
| Word (.docx) y Documentos de Google | presupuestos, cartas, procedimientos internos |
| Excel (.xlsx) y Hojas de cálculo de Google | tarifas, tablas de costes, planes de trabajo |
| documentos para enviar tal cual | |
| CSV | datos para importar en un software de gestión |
| Presentaciones de Google | borradores de presentaciones para clientes |
| Texto, Markdown, RTF, LaTeX | textos para reutilizar en otros programas |
Según el anuncio de Google, no hay exportación directa a PowerPoint (.pptx): se crea la presentación en Presentaciones de Google y desde ahí se descarga en formato PowerPoint.
Cómo usarlo en la empresa: tres ejemplos
- Borrador de presupuesto: describe el servicio, las partidas y los precios, y pide un documento Word ordenado. Después añade el logo y revisa cada cifra.
- Tabla a partir de datos dispersos: pega una lista de costes o de pedidos y pide un Excel con totales y columnas ordenadas. Comprueba siempre las fórmulas.
- Estructura de una presentación: pide 5 diapositivas sobre un proyecto para un cliente. Obtienes un esquema que completar con datos e imágenes reales.
El punto débil es siempre el mismo: Gemini escribe con seguridad incluso cuando se equivoca en un número o se inventa un dato. Un archivo listo en segundos se revisa como el borrador de un compañero nuevo.
¿Gemini gratis o Gemini con Google Workspace?
- App Gemini gratuita: sirve para probar y para textos sin datos confidenciales.
- Gemini dentro de Google Workspace (los planes de empresa de Gmail, Drive y Documentos): trabaja con los archivos de la empresa y, según Google, los datos de los clientes de Workspace no se usan para entrenar los modelos. Es la opción preferible si subes documentos internos.
Los planes y precios de Workspace cambian a menudo: compruébalos en la web de Google antes de decidir.
Qué no subir a ningún asistente de IA
- datos personales de clientes y empleados, si no has revisado contrato y configuración;
- contraseñas, códigos de acceso, datos bancarios;
- documentos cubiertos por acuerdos de confidencialidad.
Usar herramientas de IA personales para datos de la empresa, sin reglas, es lo que se llama «shadow AI»: es el riesgo más extendido en las pequeñas empresas. Bastan unas pocas reglas por escrito sobre qué se puede subir y con qué cuenta.
¿Gemini, ChatGPT o Claude?
Los tres crean textos y archivos, con diferencias que cambian con cada actualización. Gemini tiene la ventaja de integrarse con Gmail, Drive y Documentos si tu empresa ya usa Google Workspace. Si buscas un modelo europeo, lee la guía sobre Mistral AI para empresas; para los costes de las distintas herramientas, el artículo sobre cuánto cuesta la inteligencia artificial.
Cuándo hace falta algo más
Crear un archivo en el chat es cómodo para trabajos puntuales. Cuando el mismo documento se repite cada día, por ejemplo un presupuesto que parte de los datos del software de gestión, conviene una automatización que lo prepare sola y lo envíe a aprobación. Es el trabajo que hago con el servicio de IA y automatizaciones.
Preguntas frecuentes
¿Crear archivos en Gemini es gratis?
Google la ha puesto a disposición de todos los usuarios de la app Gemini. Los límites de uso y las funciones avanzadas pueden variar según el plan.
¿Puedo escribir las peticiones en español?
Sí. Gemini entiende y escribe en español, y los archivos generados salen en español.
¿Gemini sustituye a Word o Excel?
No. Crea el archivo, que luego se abre y se edita con Word, Excel o Google Workspace. Es un punto de partida rápido, no un programa de ofimática.
Si quieres ver cómo usar la IA en los procesos de tu empresa, escríbeme.
