ChatGPT per le imprese: cosa farci davvero e quali dati non dargli

Se cerchi ChatGPT per aziende, di solito hai due domande: che cosa ci puoi fare nel lavoro di ogni giorno e che fine fanno i dati dei clienti che ci scrivi. Questa guida risponde a tutte e due con le pagine ufficiali di OpenAI e dice chiaramente dove una fonte non c’è. Le fonti sono in fondo, con la data in cui le ho lette.

Sono Toure Tia Kevin, sviluppatore web a Bassano del Grappa, e aiuto le imprese venete a usare l’AI al lavoro. Qui trovi gli usi utili per un’attività, tre procedure passo per passo, le impostazioni sui dati, cosa non incollare mai in una chat e come accorgerti di un errore. Gli esempi con testi e aziende sono inventati e lo dichiaro ogni volta.

ChatGPT per aziende: cosa si può fare in un’attività?

Secondo la pagina di presentazione di ChatGPT e le pagine di aiuto di OpenAI, questi sono gli usi che servono a chi lavora in un’impresa:

• Scrivere. Da appunti grezzi a testi puliti: bozze di messaggi, note, piani, post. Si può anche chiedere di riscrivere un documento in un altro stile.
• Leggere i tuoi file. Allegi documenti (DOCX, PDF, TXT), fogli di calcolo (XLSX, XLS, CSV, TSV), presentazioni (PPTX) e immagini, poi fai domande. Gli esempi di OpenAI sono riassumere un documento, confrontare due file, analizzare un foglio di calcolo, estrarre citazioni o sezioni. Una registrazione audio può diventare appunti o una bozza di email di follow-up, ma la trascrizione può contenere errori: i dettagli importanti vanno controllati sulla registrazione.
• Lavorare per progetti. Un progetto raccoglie chat, file e istruzioni dello stesso lavoro, così ChatGPT riparte sempre dallo stesso contesto.
• Cercare sul web. Quando serve un dato aggiornato può cercare da solo e mostra le fonti con un link (pagina di OpenAI sulla ricerca).
• Creare e modificare immagini, anche con testo scritto dentro e sfondo trasparente (pagina di OpenAI sulle immagini). OpenAI non dice quanto sia preciso il testo dentro l’immagine: rileggilo sempre.
• Parlarci a voce. Parli e ChatGPT risponde a voce, nella stessa chat (ChatGPT Voice).
• Affidargli un lavoro più lungo con Work. È un agente dentro ChatGPT, annunciato da OpenAI il 9 luglio 2026: da un obiettivo prepara fogli, slide, documenti e siti web, anche collegandosi ad app come Gmail e Slack. Tu segui, rispondi e approvi le azioni importanti. Su quali piani sia disponibile le fonti che ho letto non concordano: controlla nella tua app.

Tre usi passo per passo

1. Da appunti a email per un cliente

1. Scrivi gli appunti come vengono, senza nomi, indirizzi o altri dati che identificano una persona (più sotto spiego perché).
2. Dai a ChatGPT il contesto, i limiti, il tono e lo stile. Altroconsumo lo consiglia: i prompt migliori sono dettagliati.
3. Leggi la bozza e correggi nomi, date e numeri.
4. Invia l’email tu, con la tua firma: ChatGPT non la manda.

Un esempio inventato di richiesta:

Scrivi un’email a un cliente per dire che la consegna della cucina slitta di una settimana. Contesto: falegnameria veneta, il ritardo dipende dal fornitore dei piani. Tono: cordiale e diretto, senza scuse esagerate. Massimo 120 parole. Proponi due giorni per la nuova consegna: [giorno 1] e [giorno 2].

2. Fare domande a un documento

1. Allega il file. Scegli un documento senza dati personali, per esempio il manuale di un macchinario o un regolamento interno.
2. Chiedi un riassunto in cinque punti.
3. Chiedi di indicare, per ogni punto, la sezione del documento da cui viene.
4. Apri il documento e controlla di persona i punti che contano: ChatGPT può sembrare sicuro anche quando sbaglia.

3. Un progetto per il lavoro che si ripete

1. Crea un progetto per un lavoro che torna, per esempio la newsletter del mese.
2. Aggiungi i file di riferimento: testi già pubblicati, una descrizione del tono.
3. Scrivi nelle istruzioni del progetto il ruolo di ChatGPT. L’esempio di OpenAI è «Act like my marketing mentor. Be concise.» (in italiano: comportati come il mio mentore di marketing, sii conciso). Le istruzioni del progetto valgono solo lì e prevalgono su quelle generali.
4. Ogni nuova chat dentro il progetto parte da quei file e da quelle istruzioni.

Una nota: se hai sentito parlare dei GPT personalizzati, secondo OpenAI sui conti personali non si possono più creare né pubblicare e il ritiro è previsto per l’11 dicembre 2026 (domande e risposte di OpenAI sul ritiro). Per questo qui uso i progetti.

Che fine fanno i dati che scrivi in ChatGPT?

Dipende dal tipo di piano. Riporto ciò che dichiara OpenAI sulle sue pagine, senza giudizi del tipo «è sicuro» o «non è sicuro».

Piani personali: Free, Plus e Pro

Qui la condivisione dei dati è attiva di default: le tue conversazioni possono servire a migliorare i modelli di OpenAI (Data controls in ChatGPT e How your data is used to improve model performance). Pagare un piano personale non cambia questa regola.

Per spegnerla:

1. Apri Impostazioni, poi Controlli dati.
2. Disattiva «Migliora il modello per tutti» (in inglese «Improve the model for everyone»).
3. Da quel momento le nuove conversazioni non servono ad addestrare i modelli. Vale per l’account, su web e su telefono.

Quattro dettagli che si sbagliano spesso:

• Spegnere l’opzione non cancella le chat: restano nella cronologia finché non le cancelli tu.
• Anche con l’opzione spenta, se dai un pollice su o giù a una risposta, l’intera conversazione collegata a quel feedback può essere usata per addestrare.
• La chat temporanea non compare nella cronologia, non crea ricordi e non serve ad addestrare finché resta temporanea. Non è però una cassaforte: OpenAI può tenerne una copia fino a 30 giorni per motivi di sicurezza (Temporary chat in ChatGPT).
• Una chat cancellata sparisce subito dal tuo account e viene eliminata dai sistemi di OpenAI entro 30 giorni, salvo obblighi di sicurezza o di legge. I file salvati a parte vanno cancellati a parte (Chat and file retention).

La memoria di ChatGPT è un’impostazione diversa dall’addestramento: puoi guardarla, correggerla, cancellarla e spegnerla, e spegnerla non cancella le chat passate (Memory in ChatGPT).

Piani per aziende e API: Business, Enterprise, Edu

Per questi piani, e per l’API, OpenAI dichiara che per impostazione predefinita non usa i contenuti per addestrare i modelli (Enterprise privacy at OpenAI), e che il pollice su o giù non dà il permesso di farlo (How your data is used to improve model performance). Il piano che una volta si chiamava Team oggi si chiama ChatGPT Business (ChatGPT Business, domande sul cambio di nome). Sempre secondo OpenAI, in questi piani i dati sono cifrati, c’è un audit SOC 2 Type 2 e le conversazioni cancellate escono dai sistemi di OpenAI entro 30 giorni, salvo obblighi di legge. Per Business, Enterprise e API si può firmare l’accordo sul trattamento dei dati (DPA) richiesto dal GDPR; per Edu OpenAI usa un accordo diverso, pensato per i dati degli studenti. Sono dichiarazioni di OpenAI: non ho trovato una verifica indipendente.

Un piano aziendale non basta da solo. Se nella chat entrano dati personali di clienti o dipendenti, per il GDPR servono anche una base giuridica per quel trattamento e un accordo scritto con il fornitore che li tratta per tuo conto, cioè il DPA (Regolamento (UE) 2016/679, articoli 6 e 28). Che il piano sia aziendale non sostituisce questi due passaggi.

Quali dati non inserire in ChatGPT?

Il Garante per la protezione dei dati personali scrive che «sono dati personali le informazioni che identificano o rendono identificabile una persona fisica» (Garante privacy, «Cosa intendiamo per dati personali?»). Fanno parte di questa categoria il nome e il cognome, le immagini, il codice fiscale, l’indirizzo IP, i dati sulla salute.

In un’impresa consiglio una regola semplice, in tre righe:

• In una chat personale non incollare dati personali di clienti, fornitori o dipendenti: nome, email, telefono, indirizzo, codice fiscale, dati sulla salute.
• Non incollare mai password, chiavi di accesso, contratti o documenti coperti da riservatezza.
• Al posto dei dati metti dei segnaposto: «Cliente A», «[nome]», «[data]». I dati veri li rimetti tu, a mano, nel testo finale.

Il motivo sta nella sezione precedente: ciò che incolli in una chat personale ricade nelle sue regole, cioè addestramento attivo di default, copia temporanea di 30 giorni e conversazioni inviate con il pollice. Se la tua impresa tratta dati personali, quale piano usare è una scelta da fare con chi si occupa di privacy in azienda o con un consulente: io non do pareri legali.

Dove ChatGPT sbaglia e come te ne accorgi

ChatGPT può dare risposte che sembrano giuste e sono false, comprese date, nomi e titoli inventati. Lo scrive OpenAI stessa: i modelli nuovi sbagliano meno, ma gli errori «still occur», cioè continuano a esserci, e non si possono eliminare del tutto (Why language models hallucinate). Altroconsumo dice di non usarlo come unica fonte e di verificare dati, numeri, nomi e riferimenti (Altroconsumo sui problemi di ChatGPT).

• Con la ricerca web, apri le fonti. OpenAI ricorda che una citazione può non sostenere ciò che ChatGPT dice: apri il link e controlla.
• Chiedigli di cercare. Se non lo chiedi in modo chiaro, può rispondere con dati non aggiornati. Un esempio di richiesta dato da Altroconsumo: «Cerca in rete… indicando le fonti ufficiali». Se il risultato sembra sbagliato, chiedi di cercare di nuovo indicando una fonte, una data o un luogo preciso.
• Controlla le trascrizioni. Quelle di una riunione possono avere errori e confondere chi parla: riascolta i passaggi importanti.

Prima di inviare qualcosa che esce dall’impresa, controlla quattro cose: i numeri, i nomi, le date e la fonte, aperta di persona. Poi rileggi il testo per intero.

Da dove cominciare in un’impresa

1. Scegli un uso solo e a basso rischio, come le bozze di testi interni o di email senza dati personali.
2. Decidi quale conto usare, personale o aziendale, e controlla Impostazioni, Controlli dati prima che lo usi chiunque altro.
3. Scrivi tre righe di regole per chi lavora con te: cosa non si incolla, chi rilegge, cosa non parte senza controllo.
4. Una persona rilegge tutto ciò che esce verso un cliente.

Se vuoi capire dove l’AI ha senso nel tuo lavoro, trovi il mio servizio di intelligenza artificiale per aziende; se vuoi imparare con il tuo team, c’è il workshop AI in azienda. Per chi usa un piano a pagamento, da dicembre cambia anche come si conta l’uso: ne parlo in ChatGPT e Codex: da dicembre una sola quota di utilizzo. Per il quadro generale c’è la guida all’intelligenza artificiale per le imprese.

Domande frequenti

Testo preparato con l’AI e verificato sulle fonti indicate.